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专业课《秘书学》课程复习资料(4) ——简答题
四.简答：
1 .秘书职业有哪些基本属性？ 答：事务性的。 设立秘书职业岗位，目的是协助领导管理事务。 智能性。 秘书常被称为领导的“智囊”、“高参”，他们为领导出谋划策，协助领导协调各方矛盾，为上司确定责任。 中介性。 秘书和秘书部门处于自上而下的枢纽位置，是沟通组织内外、沟通领导与部门、领导与群众的桥梁。 综合性。 与职能部门单一的管理职能相比，其工作内容多种多样。
2 .秘书应如何培养良好的职业道德品质？ 答：倡导自制、“慎一”，完善自我行动。 学习先进典型，增强职业精神。 重视课堂教学，夯实职业道德思想基础。 积极组织和积极参与社会实践，认知职业道德内容，培养良好的职业道德风尚。 利用“三自”活动平台，培养完善职业品格的自觉性。
3 .职业秘书气质类型分为什么？ 各自适合什么类型的秘书工作？ A )气质分为胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质四种类型。
秘书不同气质特点影响秘书活动效率——秘书工作形成多种分工不同气质的人适合从事不同的工作：
汁液型：适合做鼓动型和组织型工作，营造比较活跃的工作氛围，引起一种情绪感染。 这种类型的秘书工作果断，不拖泥带水，适合处理办公室日常工作，做有独创性和挑战性的组织工作。
多血质型秘书：灵活敏捷活泼的特点决定了它善于与各种熟悉的人和不熟悉的人打交道。 因此，他们适合从事对外联络、交际、公关工作，也适合从事包括人际关系在内的各种协调工作。
粘液质型秘书：这种气质的职业秘书稳重，注意力稳定，工作踏实，适合在材料综合和文书处理方面细心工作，工作合理。
抑郁症类型秘书：敏感性较强，思维缜密，直观性强，分析问题比较深入，有一定的预见性，适合文件起草和咨询工作。 他们往往可以深化指导思想，将工作经验系统化。 4 .职业秘书应该具备哪些专业能力？ A )职业秘书专业能力具体包括语言文字应用能力、活动组织策划能力、事务处理能力、档案收缴能力、利用现代事务手段能力、日常事务处理能力。 同时还包括决策能力、创造能力、社交能力、实际操作能力、组织管理能力和自我发展的终身学习能力、心理适应能力、随机应变能力等。 5 .测试清单比较封闭式、开放型办公室布局的优缺点。 答：封闭式布局模式的优点：
1、安全、保密2、工作不受干扰，适合专业工作3、保证员工隐私。
封闭布局模式的缺点：
1、空间利用成本高2、工作流程不顺畅，沟通困难； 3、难以监督员工的活动。
开放布局模式的优点：
1、打破地位、等级障碍，增强平等感2、工作装置灵活机动，按需改变； 3、独立，易于联系，工作流程顺畅； 4、便于监督员工工作活动5、降低能源、设备、建筑成本，减少占地面积。
开放布局模式的缺点：
1、不适合敏感性工作2、容易被干扰、难以集中注意力3、工作中噪音太大容易影响他人4、很难保障公共空间和私人空间的独立。
6 .秘书处的感觉可以分为哪些类型？ 具体指什么？ A )秘书的感觉可大致分为两类：外部感觉：视觉、听觉、嗅觉、味觉、触觉； 内部感觉：运动感觉、平衡感觉、生物感觉。 7 .尝试阐述秘书处知识结构的基本内容。 A )秘书处知识结构呈现出横向和纵向两个“”型特征。 参照下图。
图中，下方的横线表示基础知识，上方的横线表示相关知识，两条竖线分别表示秘书处的专业知识和秘书处所在行业的业务知识。 8 .试阐述秘书处情商结构的基本组成部分。 答：秘书处情商结构包括以下组成部分： 一个是了解自己的感情； 二是能妥善管理自己的情绪；三是自我激励；四是认识他人的情绪；五是人际关系管理，即领导能力和管理能力。 根据《党政机关公文处理条例》的规定，接收文件的主要步骤是什么？ 答： 《党政机关公文处理条例》第24条规定了接收和处理文书的主要程序是“接收”。 收到的公文应当逐件清点，确认无误后签名或者盖章，并注明收到时间。 登记。 应当详细记载公文的主要信息和办理情况。 初审。 对收到的公文应当进行初审。 初审的重点是本机关是否应当办理，是否符合行文规则，文章种类、格式是否符合要求，其他地区或者部门职权范围内的事项是否协商、签署，是否符合公文起草的其他要求。 初审中有不符合规定的公文的，应当及时退回文书单位，并说明理由。 我接受。 阅读智力公文，应当根据公文的内容、要求和工作需要，分范围发放。 分批公文应当提出制作意见，向本机关负责人请示或者转有关部门处理； 需要两个以上部门处理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确时限。 承办部门应当及时处理交办的公文，有明确处理期限要求的应当在规定期限内办理完毕。 传阅。 根据领导的批示和工作需要，及时将公文发送给传阅对象阅读和批示。 进行公文传阅必须随时掌握公文下落，不得泄露、误传、延误。 催促。 及时了解公文处理进展情况，督促承办部门按期办理完毕。 紧急公文或者重要公文应当由专人负责组织。 回答。 公文处理结果应当及时答复文书单位，必要时告知有关单位。 10 .领导要求你设计公司
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