要确保展会活动的协调、有序、高效,必须有强有力的领导管理组织机构和相应的展会策划规则和机制。 会展管理的含义是会展组织者运用科学的决策、规划、组织、沟通、控制手段,以最优的时间、最优的形式、最低的成本、最高的效率合理配置会展资源会议管理的主要内容如下。
1 .会展人力资源管理
人力资源是会展活动的决定性因素。 会展人才管理的任务是制定会展人才战略和人才业务计划,科学合理地设计会展岗位,做好会展人才的招聘、培训、服务、使用、协调等一系列工作,保障智力和人才的保障,以实现会展活动的目标
2 .会展营销管理
会展营销管理是指为实现会展目标,策划实施会展理念、会展产品定位、会展服务、价格和促销战略的过程,包括会展市场分析、会展市场目标的制定
3 .会诊信息管理
会展活动本质上是一种信息交流活动。 信息是会议活动的起点,也是会议活动的终点。 会展信息管理的具体任务是开展会展信息的采集、加工、发布、存储、检索,为主办单位领导、参会人员、参展商、客户、记者各方提供及时、准确、系统、有效的信息。
4 .会诊服务管理
会议服务种类繁多,会议管理的成功大部分来自一流的服务。 展会面向观众、参展商和观众,甚至媒体记者,为参与者、参展商、观众和记者提供旅游、图文、通讯、访谈、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计和展品制作等各个方面。
5 .会展财务管理
展会作为一种经济现象和经济活动,需要一定的资金投入,也有一定的经济效益。 会展财务管理的任务是编制财务预算、开辟筹资渠道、保证筹资、实施财务监管、降低会展成本、提高会展效益。
6 .会展物流管理
展会物流管理以满足参展商需求为目标,为参展商提供包装、运输、报关、搬运、仓储、展会、撤展等一系列物流服务,以最低的物流成本达到参展商满意的服务水平,同时保证展会活动按时顺利进行
7 .会展广告宣传管理
会展广告宣传管理包括会展活动自身的广告宣传和参展商、客户、赞助者的广告管理两部分。
会展本身的广告是会展营销中最受重视和运用的促销策略和促销手段,是主办方与受众、参展商和广大观众之间的桥梁。 它对宣传会展服务品牌,树立和巩固会展形象,提高受众、参展商、客户的信誉度,提高招商、招商、招募会员的效率等有重要作用。
展会活动中,参展商、顾客、赞助商利用会场和媒体进行广告宣传。 这类广告是主办方拥有的资源,是会展收入和筹资的重要渠道,因此,主办方必须充分重视这类广告资源的开发利用,并在广告的内容、形式、发布时间、方式等方面进行有效管理。
8 .展览场地管理
展会管理是指展会活动的现场管理,内容包括会场布置、报到签到、大开馆、闭馆,负责展会工作人员休息时间安排、展会展示、撤展、展品入场、出馆手续办理、会场安全、卫生、噪声等管理。
9 .会展保密管理
展会保密管理是一种特殊的管理。 一般来说,涉及国家秘密和商业秘密的会议保密要求较高,必须采取严格的保密措施。 展出活动的保密要求相对较低,但也有涉及商业秘密、知识产权的展品、项目,在展出和洽谈时应注意保密。
会展管理的重要性关系到能否举办成功的会展。 会展的良好管理会给企业和用户带来良好的体验。
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