外贸函电旨在交流业务信息，建立和维持良好的商业伙伴关系。 写一封得体的外贸书信，通常要遵循七个原则，即清晰、完整、简洁、具体、准确、体贴和礼貌。 其中关怀和礼貌两个原则在信中强调礼貌的重要性。 写外贸书信，要从对方的角度考虑和照顾对方的利益，既要考虑到收信人的面子，也要考虑到发信人自身的面子，礼貌策略的应用体现在书信的各个组成部分。
一般外贸书信包括信头、日期、信内地址、称谓、正文、结束语、落款签名七个基本组成部分。 当然，也可能有原因的标题、附件、抄送等其他部分。 外贸信函的寄件人与收件人之间的关系是一种工作关系，要求比较正式，信函格式要正式规范。
1、信头、日期和信内地址通常，信头位于信上面中央或左边，寄件人公司的名称、地址、
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