人力资源管理的基础工作，人力资源管理工作的基础

作者|经韬略智囊团

全文4343字

业务分析是人力资源管理系统的基础，提供业务职责、业务关系、业务环境及任职人员资格要求等信息。 通过工作分析进行责任管理，将人力资源管理与组织相结合。

工作分析概述

工作分析是指通过观察和研究，获得一个单位所有信息的过程。 这些信息包括职场任务和完成任务所需的资格和条件。 接下来，我们来详细看看工作分析。

一.工作分析的内容

工作分析的最终成果形成两个文件，工作描述和任职资格。 这两部分合并在一起构成职务说明书。

工作说明：对工作性质的说明，包括任务、职责、责任等。

任职资格：是对从事工作的人的要求，如知识、能力、技术等。

职位说明书：是企业人事部门做好人事工作的重要依据。

作业描述中包含的主要信息如表1所示。

表1作业描述的主要内容

任职资格所含主要内容见表2。

表2任职资格的具体内容

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二.工作分析的作用

工作分析的作用主要有以下几个方面。

为人事规划提供依据。

为企业招聘和选拔提供标准。

为企业培训提供内容和目标。

是企业薪酬设计的重要依据。

为企业绩效评价提供标准和依据。

工作分析的方法

在企业中进行工作分析的方法有很多。 员工可以根据工作分析的目的和职务性质选择合适的工作分析方法。 一般常用的工作分析方法如下。

一.访谈法

访谈法，又称面谈法，是目前企业中应用最广泛、有效、可应用于各行各业的工作分析方法。 访谈法是指工作分析人员面对面与从事该工作的相关人员交谈，听取其对某项工作的意见和看法的方法。 其中包括熟悉该工作的现任者、熟悉该工作的主管以及该工作领域的专家。

访谈法根据对话的结构化程度可分为两种类型。 请参照下图。

两种采访方法各有利弊，在实际工作中往往将两种方法结合应用。

语法的三种形式如表3所示。

表3访谈法的三种形式

访谈法的内容主要包括以下几个方面，见表4。

表4典型访谈概述

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访谈法要求工作分析人员具备的能力。

采访前，工作分析师要准备好采访大纲，尽量确保采访过程按照大纲进行。

在访谈过程中，工作分析人员一方面要把握对话节奏，充分向访谈对象表达意见，另一方面要防止对话脱轨。 分析人员应当认真记录谈话内容，保证谈话信息记录及时、准确、真实。

二.问卷调查法

问卷调查法是通过让业务相关人员填写业务分析人员设计的一组业务问卷来获取业务信息的方法。 其中包括在职人员、熟悉工作的主管和其他相关人员。 问卷调查法由于操作简单、成本低，在企业中得到了广泛的应用。 问卷调查法由于操作简单、成本低，在企业中得到了广泛的应用。 国际知名问卷主要有工作分析问卷、域值属性分析方法、职业分析问卷等。

根据问卷设计的结构化程度，问卷一般分为两种类型

与结构化问卷相比，非结构化问卷的随意性相对较强，因此准确率较低。

结构化问卷的典型模式如表5所示。

表5工作分析问卷

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非结构化问卷的典型模式见表2-6。

表6工作分析问卷

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三.观察法

观察法是功分析方法中比较传统的一种方法，操作过程简单实用，是在实际工作中广泛应用的功分析方法。

观察法是指工作分析人员亲自到工作现场，观察工作人员的工作情况，记录工作相关信息，最后进行总结并得出结果的方法。

适用工作：观察法一般周期短、重复性强，体力劳动工作较多。

表7是某业务分析人员的观察记录表，可供参考。

表7工作分析观察记录表

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四.工作日志法

工作日志法是指工作人员根据工作时间全面记录工作内容，工作分析人员根据记录内容汇总整理工作信息的方法。

应用工作：工作日志法对工程师、科学家、高级管理层等难以观察的工作非常有效。

根据工作分析的目的不同，工作分析人员应该设计不同的工作日志。 常见的工作日志格式如表8所示。

表8工作日志表

五.其他方法

工作分析的方法多种多样，除了前面介绍的几种方法外，企业还可以通过工作实践法或重要事件法进行工作分析

工作实践法

工作实践法是指工作分析人员自己参加工作并收集相关工作信息的方法。

优点：应用该方法，工作分析人员可以明确掌握具体的工作任务、工作环境和对工作人员的各种要求。

适用范围：对短期内熟练操作的工作可以适用工作实践法，但对危险或需要大量培训的工作很少适用工作实践法。

关键事件法

关键事件法是指工作的员工及其相关人员记录影响该职位的重要事件并获得该职位相关信息的方法。 其中重要事件是指对工作结果起决定性作用的工作事件。

要求：重要事件法要求业务分析人员熟悉该业务领域，能够识别重要事件。

六.工作分析方法比较

根据作业分析的目的，可以选择不同的作业分析方法，也可以组合使用几种作业分析方法。 表9是几种工作分析方法利弊的比较表，仅供参考。

表9工作分析方法比较

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工作分析的实施流程

工作分析涉及企业内部的方方面面，是对企业工作的全面评价过程，对企业具有重要意义。 影响业务分析结果的因素有很多，包括业务分析人员的技术、各部门的合作、业务分析方法的选择等。 在进行业务分析时，企业要注意各方面的战略选择，确保业务分析活动顺利有效地进行。

一.工作分析准备阶段

如果企业出现以下现象，表示企业需要进行新的工作分析。

图1进行工作分析的条件

在企业中参加工作分析活动的人是谁？

企业在工作分析准备阶段所做的工作主要有以下几个方面，如图2所示。

图2工作分析准备阶段

二.工作分析的实施和结果

工作分析相关准备就绪后，接下来进入工作分析的实施和结果形成以及操作反馈阶段。

企业在工作分析实施阶段主要做以下工作，如图3所示。

图3工作分析的实施过程

业务分析结果形成阶段所做的工作包括两个方面，如图4所示。

图4工作分析结果形成阶段

工作分析的结果运用和反馈阶段主要进行以下两个方面的工作，如图5所示。

图5工作分析结果运用和协调阶段

三.实施过程注意事项

在工作分析的实施过程中，一些步骤的实施需要充分注意。 因为这些步骤的实施成败关系到整个工作分析结果的好坏。 这些重要步骤一般包括以下方面，如图6所示。

图6工作分析中的重要步骤

确定工作分析小组的人员

工作分析小组人员的主要工作是收集、汇总、整理工作信息，并编制相关结果文件。 在业务分析活动中，业务分析小组人员一般可分为人力资源工作人员、各部门工作人员、专业业务分析咨询机构三类。 在实际工作中，如表10所示，使用这三种人员进行工作分析各有利弊。 企业要根据自己的实际情况选择合适的工作分析小组人员。

表103类业务分析人员对比表

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得到员工的信任和支持

业务分析是涉及企业方方面面的人力资源活动，活动实施之初必须得到企业各方的支持和理解。 因此，召开工作分析动员大会，让企业相关人员了解工作分析的目的和意义，得到大家的理解和支持。 大会的内容主要包括以下几点，如图7所示。

图7工作分析动员大会内容

大会的目的是争取企业高层领导、企业中层管理人员、普通员工等企业各方面人员对工作分析活动的支持与合作。 为了得到这些工作人员的协助，业务分析小组必须及时与他们沟通，使各层工作人员清楚了解各自涉及的重要事项。 下面的图8、图9、图10分别是企业高层领导、中层管理人员、普通员工在工作分析过程中需要清楚了解的相关事项。

图8企业高层领导应该理解的事项

图9中层管理者应该知道的事项

图10一般工作人员应该知道的事项

工作分析参与者分工明确

业务分析活动是一个全员参与的过程，无论选择何种形式的业务分析团队，都需要各部门的参与和配合。 因此，在工作分析活动中，每个人都要明确自己的作用和分工，积极协助相关人员开展工作，促进工作分析活动的顺利进行。 以人事部门成立业务分析小组为例，详细说明各部门在业务分析过程中的作用和分工。

通过这种形式，业务分析小组由人力资源部门组织成立，其他部门配合人力资源部进行业务分析。 其中，企业高层领导的主要作用如图11所示。

图11企业高层领导的作用

人事部门负责人的作用如图12所示。

图12人事部主管的职责

业务分析小组的人员一般是人事部的员工，他们的职责如图13所示。

图13工作组人员的责任

各部门主管的职责如图14所示。

图14部门负责人的作用

提供工作信息的一般职员的作用如图15所示。

图15一般工作人员的作用

选择典型的职位

当企业中工作职位多、多个职位存在相似性时，工作分析团队可以选择典型的职位进行工作分析，最后将收集到的信息进行汇总整理，得到工作分析结果。 在选择典型职位时，如图16所示，需要考虑以下原则。

图16典型职位的选择原则

消除员工的担忧

在工作分析过程中，工作分析人员有时会遇到抵触情绪的员工。 这一般是因为员工不理解工作分析的目的和意义。 有这种情绪的员工往往会认为工作分析会提高他们的工作标准，产生减薪、降职等情况，在工作分析过程中会产生焦虑，无法有效地协助工作分析收集信息。 此时，业务分析人员要用合理的方法消除员工的顾虑，使其能够积极合作。 一般来说，在企业中，如图17所示，可以通过以下三种方式消除员工的担忧。

图17如何消除员工的担忧

职位证明书

职务说明书，也称为工作说明书或职场说明书，是工作分析的结果文件之一。 这是对工作分析中收集到的信息进行总结，最后对工作本身和工作资格进行规范描述的文件。 接下来，我们来看看有关职位说明的具体内容。

一.职务说明书的内容

二.职务说明书的撰写原则

制作职务说明书时，如图18所示，请遵循以下原则。

图18职务说明书的制作原则

三.撰写职务说明书注意事项

说明工作职责时，不要说明完成其工作的过程和方法，而要注重结果。

职务说明必须全面，包括该职务的所有重要成果。

工作说明只列出该职务的日常工作内容，不包括临时突发事件和上级交办的其他任务。

职务说明书的各项之间应当相互衔接、各自独立，不能交叉、重叠。

在撰写职务说明书的过程中，应尽量使用准确的量词，而不是模糊的“一些”“一些”等词语。

整个职务说明书的撰写应当简明易懂，避免使用生僻的语言和专业术语等。 如有必要，应在附件中评论这些单词。

四.职务说明书的编制规范

职位说明书的例子请参照表11~表14。

表11某公司销售经理的职务说明书

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表12某公司财物经理职务说明书

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表13某公司生产部经理职位说明书

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表14某公司人事部经理职务说明书

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