采购与财务核算流程详解视频，采购与财务核算流程详解书

在生活中，我们可能会经历采购计算的过程。 基于梳理供应链与财务的关系和财务的总体框架，本文重点分解采购业务的财务核算细节，希望能给你一些启示。

前言我对财务一知半解，所以在学习的过程中，我觉得财务是比供应链更无聊、更模糊的领域。 虽然供应链也很模糊，但我们可以去现场感受物流和信息流的变动。 那流动的实物会给供应链带来灵魂和呼吸，就像血液在心脏里收缩一样。 而在供应链领域，无论是业务还是系统建设，通常都是不同的部门承担不同的职责，做好本职工作就可以了，虽然存在协同，但相对来说会解除耦合。

财务处理都是信息的聚合和计算，一个报告通常涉及所有部门，如果出现错误，可以自上而下进行协调，也存在各种合规性限制。 通常，当财务部门参与一个项目时，难度系数会大幅上升。 因此，很多业务部门在启动项目时，也有理由不想让财务参与其中。 在他们看来，财务是个古板的老师，是工作推进的绊脚石。 开会的时候，财务部的同事说得最多的是“不行”、“不合规矩”这样的话。

上一篇文章梳理了供应链与财务的关系以及财务的总体框架。 感兴趣的人可以回顾上一篇文章《业财一体化：从供应链业务到财务核算的全貌解析》。 本文重点对采购业务的财务会计细节进行了分解。

01采购入库和财务核算全流程根据付款时机的不同，主要有两种采购入库类型。 现在是购买和信贷购买。

现购：一手交钱，一手交货，货款当面结算。

赊购(购销双方利用商业信用交易，收到货物后付款。

现在买就像我们去超市买东西一样，想要把商品带走的话，必须先付款。 赊购就像我们小时候去隔壁王叔叔的小卖部买雪糕，先记账，拿到零花钱再补。

企业与企业之间的采购行为，赊购常见，由购销双方按采购合同配送，达到会计期间后支付采购账款。 信用买入模式下，由于钱与商品不同步，在进行财务会计时会出现应付账款和暂估入库等一系列财务行为。

下图显示了贷项模式下采购入库和采购会计的整个流程。

采购业务和财务的全流程

采购员开始申请采购，审批通过后开始与供应商洽谈、签订合同

有些采购需要供应商在发货前支付预付款，这时需要先向财务申请支付预付款

供应商送达指定仓库，仓库收货入库后，财务在入库明细中进行暂估入库，计算库存成本

供应商单据到财务后，生成应付账款暂估，出纳根据应付账款向供应商支付余额。

在财务处理过程中，预付款、应付帐款、付款和库存会生成对应的总账凭证。

02退回供应商和会计全流程如果采购的商品卖不出去或出现质量问题，按照采购合同约定，供应商愿意接受退货的，可以进行商品退回。 向供应商退货是公司将商品发送给供应商，供应商将钱返回给公司的采购入库的相反流程。

供应商的业务和财务会计流程如下图所示。

终止供应商业务和财务的全流程

采购员开始向供应商申请退货，在系统中制作退货单。 退货单一般需要指定要退货的批次，可以根据原采购入库单生成，也可以根据商品批次库存生成。

仓库收到退货单后，根据需要挑库退货的商品明细并发货，发货明细返回采购系统；

供应商收到商品后进行退款

财务根据发货行对应付账款进行红账处理，生成总账凭证

03采购入库业务到财务信息流从采购开始到最终财务支付流程，单据流程如下图：

采购出入库单据流程

采购员生成采购订单后，系统会生成采购订单，记录向供应商购买的商品和购买成本等信息。

仓库收到供应商进货后操作入库，系统会生成仓库入库单，记录实际入库的商品批次、数量信息，该入库信息也与采购系统和财务系统同步；

财务系统根据入库明细和采购成本生成支付给供应商的付款单据，付款单据中记录应向供应商支付的款项以及已支付和结算的款项信息

收款期满后须向供应商付款，采购员根据应付账款提出报销申请，申请财务付款。 报销申请单应记录此次需要向供应商支付的金额，并关联报销申请单

财务出纳根据付款申请书x向供应商支付应付账款，生成付款单据，核销付款单据和单据。 付款单据记录付款人、付款金额、付款方法等信息。

04什么是财务预付款？ 采购时，如果与供应商的合作不太密切，或者商品相当畅销，供不应求，采购时需要提前支付部分采购费用。 就像定金，这个金额的一部分叫做预付款。

已支付预付款的商品在结账时与采购应付款相抵。 也就是说，实际支付购买款项时，只需支付剩下的金额即可。 例如，采购金额为100元，预付款为30元，则采购入库后需要支付70元。

常见的预付款有两种方法。 第一是结合采购订单，根据订单金额支付一定比例的预付款金额。 二是不与采购订单挂钩。 也就是说，签订合同后，支付一部分定金，然后发行订单。

第一种预付款在系统实现中比较明确，采购发票、预付款、应付账款、付款单可以自动完成退房和核销，但第二种预付款与采购订单关联不畅，在处理财务应付款时只能手工退房和核销

05什么是暂估入库？ 所谓临时估价，顾名思义，就是临时估价的意思。 预入库是指企业购进商品，商品已验收入库，但企业尚未收到发票，月末合理估算入库成本。

为什么要做临时估价？ 我的理解是，财务以发票作为最终结算的依据，但现实中，供应商往往是先送货后补货发票，导致商品先入库，发票还没有到。 但是既然实物已经入库，就应该做财务核算，没有发票怎么办？ 那就只能先在入库明细上做暂估入库了。

预入库后，系统根据采购入库行生成入库成本和预报价采购订单，输入实际发票后，系统会倒冲预报价，并按实际发票金额结算。

尝试临时入库

临时倒冲时，如果实际确认的入库成本与临时估计金额不一致，该怎么办？ 财务系统根据实际成本与初步估计金额的差异自动生成初步估计的再订货，并调整入库成本。 如果实际成本大于预计成本，则生成金额为正的预计重新订购。 如果情况相反，则会生成负数金额的暂估补票。

关于入库成本的计算，稍后整理财务库存功能时会详细讨论。

06介绍编制财务审计与核销会计报告时常用的两个会计术语，即审计与核销。

勾智：又称勾智。 指一个会计报表与另一个会计报表之间，以及本会计报表项目的内在逻辑对应关系，如果不相等或不对应，这表明会计报表的编制存在问题。 在采购入库的财务处理环节，核对单据是指将采购入库单据与单据放置在关联单据中，相互锁定，使关联单据能够相互照应。 已退房的发票可以执行入住计算。

核销：“核”是指“审核验证”，“注销”是指将收款前的记录与原始记录关联起来进行注销的过程。 作为收款支付的一部分，核销是确定付款单据与原始发票、付款单据之间对应关系的操作，指明每笔付款要支付哪些采购业务的款项，只有核销的付款单据才能真正作为付款处理。

简单地说，复选标记是指两个单据之间的相互关联，核销是指验证和注销单据。

审计和核销

07采购案例最后，通过实际业务案例对采购的财务计算、预付款、暂估入库、采购退货等流程进行梳理。

李先生是x公司的采购员，负责食品的采购。 快到七夕节了。 需要提前准备一批巧克力进行促销。 王先生向供应商询价后，以11.3元/箱的含税成本采购了1000箱。 需要支付共计11300元的进货款。 “这是一个采购过程”

根据合同约定，需要先支付订单金额20%的预付款，李先生向财务申请预付款2260元，7月1日，财务出纳转账。 “这是预付款的流程”

7月5日，供应商按时将1000盒巧克力送到x公司仓库，仓库分批入库。 将详细信息同步到财务系统以生成临时签入记录。 “这是临时入住过程”

7月10日，李先生收到供应商邮寄的增值税采购发票，提交财务输入系统后，制作实际支付单据，系统按实际支付，倒冲临时支付。 \”这是实际的临时处理办法. \”

7月20日，到付款日期时，李先生按单向财务申请支付供应商最终付款额9040元。 “这是申请付款的过程”

7月25日，付款申请审核通过后，出纳根据付款申请向供应商的银行转账9040元，系统生成付款单，本付款单核销付款单和单据。 “这是支付的流程”

8月10日，七夕过后，还剩200盒巧克力。 根据合同约定，李先生在采购系统中制作退货单，按成本将剩余库存退回给供应商，仓库按照退货单中的信息发货“这是退货商家流程”

8月15日，供应商收到仓库退货后，为x公司处理退款2260。 财务收到退款后，生成退款单据并记录退款，生成负金额的Oracle payables倒冲源的Oracle payables。 \”这是退款的财务流程. \”

专栏作家

scm木笔、微信：供应链产品笔记，人人都是产品经理专栏作家，写了《实战供应链》这本书，成为既懂业务又懂系统的供应链实战专家

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