行政工作可以说是纷繁复杂。
企业管理员每天都要面对大量琐碎而不起眼的事务。然而,这些事务只是行政大树的枝叶。概括起来,行政管理有三个功能:管理、协调、服务。管理是骨干,协调是核心,服务是基础。总之,行政的本质是服务。行政部门必须在“管理”、“协调”、“服务”等方面提升到一个更高的层次,才能做一个合格的现代企业行政管理者。
从“管理”方面来说,行政部门不能满足于在日常事务层面做领导的“参谋和助手”。还必须对公司的经营理念、经营战略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题有自己的思考。并以战略的方法将其落实到实际工作中,从而成为领导者不可或缺的“参谋和臂膀”。这就要求行政部门的领导者不是一个商人,而是一个有思想、有创新、有进取心的领导者。换句话说,他不能仅仅满足于做一个战术家,还要努力做一个战略家。显然,只有有思想、有战略、有创新、有进取心的人,才能把行政工作做得更好,达到更高的境界。
从“协调”方面看,行政管理者不能简单满足于传达领导的命令,完成领导交办的任务;不能凭借自己在企业中的独特地位对各个部门指手画脚,以权压人。行政部门之间要主动沟通,左右、内外,在充分沟通的基础上进行协调。没有充分沟通的协调不会成为真正的协调。
在“服务”方面,行政部门要甘当幕后英雄。因为行政服务做得再好,都是为企业的最终目的服务的。行政工作,尤其是后勤服务工作,永远不要指望成为企业关注的“中心”。不仅不可能,也不应该。如果一个企业的关注点不幸在行政部门,那只能说明行政工作做得太差了,影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目标的实现,才能引起大家的重视。
理想的行政状态应该是“顺其自然,不动声色”。行政部门最忌讳到处展示自己的存在,抢镜头,和其他部门争荣誉。行政部门应该像一台高度自动化的机器。这个原材料(任务)进去,成品(结果)出来。很多曲折都被行政系统吸收了,禁止自己设立功绩评价,到处宣传,浪费别人的时间精力感情。我们要反对利用我们控制公司资源的权利为自己谋取私利或便利,特别是反对把行政部门变成“门难进、脸难看、事难办”的政府衙门。管理就是执行制度;但是,执行制度也是一门艺术,不必紧张。尤其是在高素质人才集中的地方,更要注意尊重人。管理应该有人情味。
每个企业行政部门的岗位不同,工作内容也不同。
例如,某外企集团中国区行政部有20多个子公司,其工作主要包括以下内容:
1.中国总部办公室管理
2.中国区总部与集团总部的信息沟通
3.办公文具\\设备的采购和管理
4.车辆管理
5.
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